各学院（系），机关各部、处及直（附）属单位：

为规范我校人事档案管理工作，充分保证人事档案的安全性、真实性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）等文件及国家有关规定，结合学校实际，我校制定了《中国人民大学人事档案管理办法》。《中国人民大学人事档案管理办法》经2017-2018学年第24次校长办公会审议并原则通过。现予以印发，请遵照执行。

中国人民大学

2018年4月27日

中国人民大学人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范我校人事档案管理工作，充分保证人事档案的安全性、真实性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）等文件及国家有关规定，结合我校工作实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于我校全体事业编制在职教职工和博士后工作人员人事档案管理工作。

第三条 各院(系)、机关各部、处及直（附）属单位应按本办法和有关规定的要求，积极配合人事档案管理工作。

第二章 工作职责

第四条 各院(系)、机关各部、处及直（附）属单位人事档案联系人职责：

（一）各单位应指定一名档案联系人，负责收集本单位产生的人事档案材料，归档范围见《中国人民大学人事档案归档范围》（附件一）。

（二）档案联系人应在本单位产生人事档案材料形成后一个月内主动将其送交人事处归档并履行移交手续。

（三）任何单位与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

（四）档案联系人应妥善处理退回或需要补充的档案材料。

第五条 人事处档案管理人员职责：

（一）与各人事档案材料形成部门建立联系机制，主动了解档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通。

（二）对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。

（三）对收集的档案材料进行核对,确认材料符合规范无误后方可归档。

（四）档案材料不完整的，应逐一进行登记，并及时通知形成档案材料部门补送或补办。

第三章 收集归档

第六条 归档材料应为办理完毕的正式材料，审查干部的系列材料必须随同组织结论归档。

第七条 归档材料应严格按照职能划分的原则，由各职能部门审核备案并按干部管理权限加盖公章后送交至人事处归档。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。署名必须使用本人户口法定姓名，不得使用同音字或不规范的简化字。

第八条 规定应与本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第九条 归档档案材料的载体一般应使用A4规格的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订线。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

第十条 残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。

第十一条 不属于归档范围、对个人或原单位有一定价值的材料要及时退回个人或原单位。

第十二条 人事档案材料形成部门批量移交归档材料时，应按照职工号顺序整理归档材料，并制作归档目录，写明归档材料名称、移交时间、移交人、接收人。人事处档案管理工作人员核对无误后接收归档。

第十三条 除本人学籍学位材料外，人事处不接收任何个人移交的人事档案材料。

第十四条 凡属于应归入人事档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

第四章 档案接收与转递

第十五条 新调入教职工人事档案应在正式办理调动手续后一个月内由原单位或存档机构转入人事处。新入站博士后工作人员人事档案由人才工作领导小组办公室接收整理后统一转入人事处。

第十六条 在职教职工工作调动，人事处档案管理人员在教职工办结离校手续后将档案转至其新的工作单位。

第十七条 转递档案要求：

（一）转出档案必须完整齐全，并按规定进行认真检查、整理装订。

（二）转递档案按统一规定的《干部档案转递通知单》（附件二）的项目详细登记，严密包封并加盖专用密封章。

（三）转递档案应通过机要交通转递或派专人送取。机要交通传递时，应填写《机要文件交寄单》（附件三），开具《机要交寄介绍信》（附件四），与密封好的档案文件一同送至传达室，由机要局工作人员领取。

第十八条 转出的档案逾期三个月未收到回执的，人事处档案管理人员应发函或打电话询问，以防丢失。

第五章 查阅利用

第十九条 符合下列情况，可查阅利用我校人事档案：

（一）因对入职、考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

（二）公、检、法、司等单位因侦查、审理和公证，必须通过人事档案取得旁证材料的。

（三）与他人案件有密切的联系，而该教职工已经去世或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的。

第二十条 查阅人事档案人员必须是中国共产党党员干部。查阅人不得查阅本人及其直系亲属的人事档案。除人事、组织干部确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。

第二十一条 查阅人事档案须填写《人事档案查（借）阅申请表》（附件五），注明所阅档案的职工号、姓名及阅档人职工号、姓名、查（借）阅原因、用途及所需内容，加盖单位党委印章，经人事处档案管理人员确认并进行登记后方可查阅利用。

第二十二条 外调政审查阅档案，须由审批单位开具阅档介绍信。一般外调由组织、人事部门审批；安全保卫方面的外调由保卫处审批。

第二十三条 人事档案限在人事处档案室内阅览。确因工作需要必须借出的，须填写《人事档案查（借）阅申请表》并注明借期，由借阅部门领导签字并加盖单位党委印章，经人事处档案管理人员批准、登记后方可借出。借期不超过十五个工作日，逾期无法归还需按时办理续借手续。校外单位不得借出我校人事档案。

第二十四条 摘抄、复制、拍照、扫描人事档案，需经人事处档案管理人员确认并同意。未经人事处批准，一律不得复制人事档案材料。

第二十五条 摘抄人事档案，查档人员应遵循以下规定：

（一）摘抄文字内容必须与档案材料完全一致。

（二）若需加盖人事档案专用章，需逐条摘抄、逐一注明摘抄自某年某月某材料，切忌所摘抄的文字内容为通篇摘抄后的组合。

第二十六条 利用本人档案信息开具公证证明（如亲属关系证明、出生日期证明等），需由本人所在工作单位党委派人阅档并填写公证信息，经人事处档案管理人员确认后方可加盖“人事档案材料专用章”。

第六章 库房管理

第二十七条 档案库房需认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。

第二十八条 档案库房严禁吸烟，需保持库房的清洁和库内适宜的温湿度(温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%)。

第二十九条 档案库房每周检查一次，防止不安全因素发生。发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全。

第三十条 下班前档案要入库，关好门窗，切断电源。

第七章 保密要求

第三十一条 人事处人事档案工作人员上岗前需签订《保密协议》（附件六），并严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好人事档案的保管保密工作。

第三十二条 密封人事处人事档案管理人员的人事档案。

第三十三条 人事处人事档案管理人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。

第三十四条 非人事处人事档案管理人员一律不得进入库房。

第三十五条 人事处人事档案管理人员工作调动时，须严格履行交接手续。

第三十六条 档案利用者须严格保密，对档案的安全和完整负责。不得转借他人或向他人泄露档案内容，不得将档案带至公共场所，不得损毁档案，不得拆卷，不得在档案上涂改、标记，不得增删档案内容。

第三十七条 对违反人事档案保管、保密制度造成档案损毁及失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

第八章 附 则

第三十八条 本办法由人事处负责解释。

第三十九条 数字化人事档案管理办法另行制定。

第四十条 本规定经校长办公会审批通过，自2018年4月27日起实施。

附件：

1、《中国人民大学人事档案归档范围》

2、《干部档案转递通知单》

3、《机要文件交寄单》

4、《机要交寄介绍信》

5、《人事档案查（借）阅申请表》

6、《保密协议》